Na czym polega prawidłowe przechowywanie danych?
Przechowywanie danych firmy to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W tej kategorii mieści się wiele różnych pojęć, w tym dane:
- dotyczące zawieranych umów handlowych,
- osobowe,
- pracowników,
- finansowe,
- niejawne.
Dokumenty przechowujemy tak, aby zabezpieczyć przed wyciekiem informacje w nich zawarte. Można więc złożyć je do specjalnej szafy, do której dostęp będą miały tylko uprawnione osoby. Dane elektroniczne przechowujemy natomiast na dyskach zabezpieczonych hasłem. Cała procedura, choć wydaje się prosta, jest zdecydowanie bardziej złożona. Więcej informacji na jej temat uzyskasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/gorzow-wielkopolski/.
Jak niszczyć dane firmowe?
Niszczenie danych firmy to, obok ich przechowywania, jedno z największych wyzwań dla przedsiębiorców. Warto rozróżnić w tym kontekście dokumenty papierowe i elektroniczne, które wymagają innego podejścia. Niszczymy je zgodnie z normą DIN 66399, a także przepisami krajowymi. W przypadku dokumentacji papierowej ważne jest uzyskanie odpowiednio drobnych ścinków, natomiast elektroniczne nośniki danych muszą zostać zdemagnetyzowane. O tym, jak niszczy się dyski, dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/gorzow-wielkopolski/. Jest to skomplikowana procedura, wymagająca znajomości zagadnień technicznych i informatycznych, zatem jak łatwo się domyślić, samo formatowanie nie będzie wystarczające.
Bezpieczeństwo przechowywania i niszczenia danych
W kontekście przechowywania i niszczenia danych firmowych najważniejsze jest bezpieczeństwo. Informacje podlegają ochronie, dlatego ich wyciek zagrożony jest karą finansową, a w skrajnych przypadkach także karą pozbawienia wolności. Coraz więcej firm korzysta już z pomocy podmiotów zewnętrznych, które przejmują kompleksową opiekę nad dokumentacją. Oferta dla przedsiębiorców z Gorzowa Wielkopolskiego dostępna jest pod adresem https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/gorzow-wielkopolski/. Współpraca ze specjalistami przynosi wiele korzyści, ale przede wszystkim pozwala wywiązać się z licznych obowiązków, które nakłada na nas ustawodawca.